菜鸟必需掌握的几个办公技巧

很多人认为只有掌握了Excel的函数、图表、这些高级应用才能熟练、高效的办公。其实不然，在我们日常生活与工作中用的最多的还是Excel的一些基本操作.如果能熟练使用这些基本操作同样能让我们这些菜鸟在工作中事半功倍。 
应用一 用Excel打造超强收藏夹. 
我们的文件通常都是分门别类的存放于电脑中不同的文件夹里.每次做完一张表格,保存好之后又要切换到其它文件夹中打开其它的表格继续输入.如果遇到几个不在同一文件夹且放置在深层目录里的文件,那么光在文件夹里切换就得花不少时间,有没有办法让我们能够方便的打开我们每天经常用到的工作簿或是其它文档甚至常用软件呢? 
1. 在桌面上新建一个名为“收藏夹.xls”的工作簿。并打开该作簿。 
2. 选中任意单元格，输入“=hyperlink(“D:工作记录2008年工作记录.xls”，“2008年工作记录”)” 括号中第一对双引号内输入你所需要打开的工作簿的路径。第二对双引号内输入你要显示在单元格中的内容。注：以上文本均用英文半角输入。无外引号。 如下图所示 

 
可以毫不夸张的说:hyperlink函数可以到达你的电脑中的任何地方.
应用二： 重复上一次操作我用F4 
每天我们都要重复做许多相同的操作。如：经常插入行、列。合并单元格。或是给许多单元格中的数据设置格式。这时F4键可以派上用场了。 
例如：拖动鼠标选中我们需要合并的单元格再点击工具栏上的合并单元格按钮将单元格合并。如果我们还有其它单元格需要合并，那么只需要选中我们需要合并的单元格再按F4键就行了。也许有人会说：用填充柄也可以达到这个效果。如果你所需要合并的单元格大小一样而且位置是连续的确实可以用填充柄。但是如果你每次所需要合并的单元格大小不一样或者位置并不连续，那么再用填充柄就有点力不从心了。同理，如果我们需要给许多无规律的数据添加格式（有规律的数据可以使用“数据有效性”）我们可以先将第一个单元格的格式设置好之后再选中其它需要设置格式的单元格，再按下F4键。看，是不是全部变成一样的格式了。 
应用三： 妙用Tab与Enter键。让活动单元格自动回到行首。 
很多人在录入数据的时候输入完一个单元格的数据之后习惯于用→键将活动右移。如下图所示 

 
当我将A4单元格的数据输入完毕之后用→键将活动单元格移到B4。以此类推。每次我都用→键将活动单元格右移，当我输入到该行的最后一格I4时我必须用Enter键或↓键将活动单元格下移一格。再按8次←键才能回到下一行的行首。也就是A5单元格。如果要录入大量数据的话，在这个操作上也要浪费不少时间。试试这个方法吧,当我输入完A4单元格的数据之后不用→键而是用Tab键将活动单元格右移。以此类推，每次我都用Tab键将活动单元格右移, 当我输入到该行的最后一格I4时只需要按下Enter键，这时活动单元格会自动回到第二行的行首，也就是A5单元格。软件设计者也考虑到了不同用户的不同输入习惯。比如有些用户输入了A4的数据之后再输入A5的数据，接着输入A6。把这一列输入完毕之后再输入第二列的数据。对于这类人，用Enter键也可以达到上述效果。先拖动鼠标选中需要录入数据的所有单元格。 

 
这时活动单元格会以高亮显示，这时可以在活动单元格中输入数据，完成后，按下Enter键，活动单元格会下移一格，我们只需要在每次输完数据之后按下Enter键,就可以达到当活动单元格到达我们所选择的区域的边缘时自动回到第二列第一格的功能. 
应用四: 搜索我要另觅捷径. 
Excel的“查找与替换”功能相信大家都不陌生，按快捷键Ctrl+F主可以调 出“查找与替换”。然后输入我们需要查找的关键字，接着点击“查找全部”。 
这只是Excel查找与替换的基本应用。当我们点击该对话框中的“选项”按钮，会发现更多高级应用。 

 
在默认状态下Excel会将你所输入的关键字与工作表中的内容进行模糊匹配。也就是如果你查找“电脑”，Excel会将“电脑爱好者”“电脑杂志”这所有包含“电脑”二字的内容全部查找出来。如果我们需要精确匹配关键字，只要勾选“单元格匹配”就行了。 
在Word中有一项“选择格式相似的文本”功能。只要选择需要需要查找的字符，右击鼠标在快捷菜单中选择“选择格式相似的文本”项。那么所有与该关键字格式一样的字符都会反白显示。Excel也有这种功能。点击“查找与替换”对话框中“格式”按钮上的黑色倒三角形符号。在下拉列表框中选择“从单元格选择格式”。这时鼠标会变成一个十字光标和一个吸管图像。在需要查找的单元格中单击。再点击“查找全部”。Excel会以该单元格中字符的格式为搜索条件，将所有与该单元格中字符格式相同的单元格全部搜索出来。 
看完了这篇文章你还认为高效办公只是高手的专利吗?


菜鸟必需掌握的几个办公技巧 结束。