行政公文打印排版样式

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7．附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 
三、版记部分 
主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。 
1．主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。 
2．抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。 
3．印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 
四、其他 
1．格式中的几个用线。 
(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。 
（2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。 
2．用纸。公文用纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm ×297mm，纸张定量为60g／m2 ～80g／m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值为 7.5～9.5。 
3．当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 
4．排版规格与印制装订要求。 
（1）排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 
（2）印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％．M80％。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。 
（3）装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。 
5．页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。
第一步：完成《2004年度工作总结》初稿、审稿、定稿
    （初稿由小张来完成，审稿、定稿则由上级领导决定，由于这些均不在本文讨论之列，故省略）。
    第二步：合理设置页面、字体、字号
    由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网络以及标题、正文字体、字号等均有明确的规定，因此设置也带有一定的特殊性。打开Word文档（《2004年度工作总结》定稿），首先选中文字，点击工具栏中的“字体”、“字号”下拉框，分别对标题和正文进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号。

图1 设置字体和字号
    依次点击“文件→页面设置”，进入“页面设置”对话框。

图2 设定页边距
    在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，点击“纸型”选项卡，将纸型设置为16开、方向设置为纵向（通常国际标准格式为A4纸，因在多数单位里仍就使用16开纸型，故此文以16开纸型为例设置页面），最后，进入“文档网络”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。
    小提示：如果经常从事公文制作，可将设置好的页面值保存为默认值。同样，也可将字体、字号设为默认值，点击“格式→字体”，打开“字体”对话框。将中文字体设置为“仿宋 GB2312”，字形设置为“常规”，字号设置为“三号”，点击对话框左下方的“默认”按钮，确定即可。这样在以后编辑、制作公文时就不用重复进行字体、字号、页面的设置了。

图3 将常用的字体、字号设为默认值
第三步：利用“边框和底纹”命令制作发文红线
    公文通常分为上行文、下行文和平行文，简单的说上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即函等文种，当然，上、下、平行文的格式也有所不同。这里我们以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线，点击“格式→边框和底纹→显示工具栏”，打开“表格和边框”工具栏。

图4 生成一个只有底线的表格
    分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置，通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”，这样一条合格的发文红线就出呈现出来了。

图5 底线生成后的效果示例
    小提示：由于每次输入六角括号都必须进入“符号”对话框中查找，相对麻烦，因此，为了加快行文速度，可将公文编号中的六角括号“﹝﹞”设置快捷方式，具体是：点击“插入→符号”，进入“符号”对话框，找到并选中六角括号的左半边“﹝”，点击“快捷键”按钮。

图6 给常用符号设定快捷键
    进入“自定义键盘”选项卡，将其快捷键设置为“Ctrl+1”，点击“指定”按钮，完成快捷键设置。

图7 完成快捷键设置

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